Protokół

 

kontroli organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej

w Urzędzie Miejskim i podległych jednostkach.

 

Kontrolę przeprowadzono na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz Statutu Gminy, zgodnie z planem pracy Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Dobrej przyjętym przez Radę w dniu 24.02.2004 r.

 

Kontrolę przeprowadził zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Dobrej w składzie:

radny Kazimierz Jasiński – przewodniczący zespołu kontrolnego

oraz członkowie:

radny Krzysztof Kucharski

radny Michał Błazełek

radny Henryk Gręzicki

radny Andrzej Śmieja.

 

Przedmiot kontroli:

Kontrola organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim i podległych jednostkach.

Data przeprowadzenia kontroli: 22.09.2004 r. i  27.09.2004 r.

 

Ze strony Urzędu Miejskiego udział wzięli:

 

1.      p. Marianna Ochocka – Burmistrz Dobrej,

2.      p. Bogdan Kmieć – Sekretarz Dobrej,

3.      p. Beata Kmieć – Skarbnik Dobrej.

 

               Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej w Dobrej na posiedzeniu w dniu

22 września 2004 r. zapoznała się z organizacją i funkcjonowaniem kontroli wewnętrznej w Gminie Dobra.

Dane ogólne:

 

               Zarządzeniem Nr 33/2004 Burmistrza Dobrej z dnia 1 grudnia 2004r. został nadany Urzędowi Miejskiemu w Dobrej regulamin organizacyjny. Załącznikiem do regulaminu jest Regulamin Kontroli Wewnętrznej.

 

Komisja Rewizyjna uzyskała informacje o sposobie przeprowadzania w Urzędzie następujących rodzajów kontroli:

1.           kompleksowe – obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,

2.           problemowe – obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności,

3.           wstępne – obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,

4.           bieżące – obejmujące czynności w toku,

5.           sprawdzające (następne) – mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.

 

Stwierdzono, że w Urzędzie przeprowadzane są kontrole kompleksowe co 4 lata przez Regionalną Izbę Obrachunkowej w Poznaniu, z kontroli Urząd Miejski w Dobrej otrzymuje protokół, który przedstawiany jest do informacji Radzie Miejskiej.

Przeprowadzane są także problemowe kontrole zewnętrzne przez jednostki do nich uprawnione.

 

Uzyskano informację o przeprowadzanych kontrolach wstępnych i bieżących, z których brak protokołów.

Pracownicy ustnie informowani są o sposobie prawidłowego załatwienia omawianej sprawy.

 

            Na podstawie przedstawionej informacji ustalono, że Skarbnik Dobrej p. Beata Kmieć przeprowadza kontrole bieżące kasy Urzędu oraz kontrolę na koniec roku. Z kontroli kończącej rok spisywany jest protokół.

Natomiast z kontroli bieżących nie sporządza się protokołów.

 

            Stwierdzono, że jednostki podległe kontrolowane są na podstawie sprawozdań finansowych przekazywanych kwartalnie skarbnikowi.

 

Uzyskano informację, iż w Gminie Dobra funkcjonuje 8 jednostek podległych:

1.      Zespół Szkół w Dobrej – szkoła podstawowa i gimnazjum

2.      Zespół Szkolno – Przedszkolny w Piekarach – szkoła podstawowa i przedszkole

3.      Szkoła Podstawowa w Strachocicach

4.      Szkoła Podstawowa w Dąbrowicy

5.      Przedszkole Samorządowe w Dobrej

6.      Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Dobrej

7.      Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Dobrej

8.      Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Dobrej.

 

Zespół kontrolny otrzymał informację, że w każdej placówce prowadzona jest oddzielna od Urzędu księgowość, a tym samym zatrudniany jest pracownik.

W Miejsko – Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej i Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej na cały etat, natomiast w Miejsko – Gminnym Ośrodku Kultury na 1 etatu.

Obsługę administracyjną i księgową oświaty prowadzą trzy panie, które mają zawarte umowy na cząstkowe etaty we wszystkich placówkach oświatowych.

 

Stwierdzono, że sytuacja obsługi oświaty jest niekorzystna do skontrolowania tak przez pracodawców – dyrektorów, jak i przez Burmistrza.

 

Uzyskano informację na temat publikacji artykułów prasowych. Stwierdzono, że dane o gminie nie są konsultowane z Burmistrzem ani kierownikiem Urzędu, również żaden z pracowników nie udziela informacji dziennikarzom, dlatego często publikowane są stronnicze, bardzo niekorzystne dla gminy reportaże.

 

Wnioski:

1)           Uaktualnić lub wdrożyć regulaminy kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim oraz jednostkach organizacyjnych Gminy, ze względu na:

a)      brak protokołów kończących przeprowadzoną kontrolę wewnętrzną,

b)       brak bieżącej kontroli kasy wraz z podpisaniem protokołu,

c)       brak opracowanego systemu kontroli jednostek podporządkowanych

d)       brak protokołów z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych w jednostkach podporządkowanych, informacje uzyskiwane są na podstawie finansowych sprawozdań kwartalnych,

2)           Usprawnić zarządzanie oświatą.

3)           Nawiązać kontakt z mediami w celu publikowania rzetelnych informacji o gminie Dobra.

Na tym kontrolę zakończono.

			Komisja Rewizyjna
Marianna Ochocka Burmistrz Dobrej			Kazimierz Jasiński Przewodniczący
Bogdan Kmieć Sekretarz Dobrej			Krzysztof Kucharski Z-ca przewodniczącego
Beata Kmieć Skarbnik Dobrej			Michał Błazełek Członek
			Henryk Gręzicki Członek
			Andrzej Śmieja Członek

Dobra, 2004-09-30.