Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Miejski w Dobrej

Nr sprawy RSS.POP.42.2.2016                                                    Dobra, dnia 25 listopada 2016 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na opracowanie gminnego programu rewitalizacji w gminie Dobra

Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.).

Zapytanie ofertowe upubliczniono poprzez zamieszczenie na stronie zamawiającego: http://dobra.nowoczesnagmina.pl/ (zakładka gmina / przetargi/ zapytania ofertowe), a także na stronie www.dobra24.pl.

I.          Zamawiający

Gmina Dobra

Plac Wojska Polskiego 10, 62-730 Dobra

NIP 668-18-70-425

Tel.: + 48 63 279 90 11, 63 279 99 31

Faks: +48 63 279 99 41

Godziny pracy: poniedziałek od 8:30 do 16:30

  wtorek-piątek od 7:30 do 15:30

II.         Przedmiot zamówienia

KODY WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ (CPV): 7320000-4, 79315000-5, 80000000-4, 79342200-5

1.    Zamówienie obejmuje kompleksowe opracowanie gminnego programu rewitalizacji w Gminie Dobra  (zwanego dalej Programem Rewitalizacji) wraz z działaniami towarzyszącymi wymienionymi w niniejszym zapytaniu oraz przeprowadzenie procedury oddziaływania na środowisko - jeśli będzie wymagane.

Projekt realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej.

2.    Realizacja zamówienia obejmie III Etapy:

Etap I -            przeszkolenie pracowników Zamawiającego w zakresie prawidłowo prowadzonego procesu rewitalizacji.

Etap II -           opracowanie diagnozy potwierdzającej przesłanki wytyczenia obszaru/obszarów do  rewitalizacji i wyznaczenie tych obszarów

Etap III -          opracowanie Programu Rewitalizacji dla wyznaczonego / wyznaczonych obszarów rewitalizacji Gminy Dobra

Uwaga: Etap I i Etapy II i III będą przedmiotem odrębnego fakturowania
                       (dwie odrębne faktury)

2.1.        Szczegółowe zadania Wykonawcy w Etapie I:

Organizacja dwudniowego szkolenia w wymiarze łącznym 12 godzin dla maksymalnie 10 osób, w tym m.in.:

a)    ustalenie w porozumieniu z Zamawiającym terminu i godzin szkolenia,

b)    przygotowanie szczegółowego programu i metod szkolenia, (Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania negocjacji zakresu merytorycznego szkolenia zaproponowanego przez Wykonawcę),

c)    przygotowanie materiałów szkoleniowych, dotyczących przedmiotu planowanych do przeprowadzenia zajęć i przekazanie ich Zamawiającemu przed planowanym terminem szkolenia (dopuszczalna wersja elektroniczna).

2.3.        Szczegółowe zadania Wykonawcy w Etapie III:

2.3.1.    Opracowanie Programu Rewitalizacji dla Gminy Dobra, zgodnie z aktualnymi dokumentami unijnymi, krajowymi, wojewódzkimi, powiatowymi, jak również z lokalnymi dokumentami planistycznymi i strategicznymi, w których ujęta jest Gmina Dobra.

2.3.2.    Program Rewitalizacji będzie stanowił podstawę do aplikowania o środki finansowe
w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020
i powinien być opracowany zgodnie z:

a)    Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata 2014-2020 (zwanych dalej: Wytycznymi)

b)    Założeniami Narodowego Planu Rewitalizacji 2020,

c)    „Zasadami programowania i wsparcia rewitalizacji w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014 – 2020 (WRPO 2014+)” przyjętymi przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego Uchwałą nr 2718/2016 w dniu 6 października 2016r.,

d)    Krajową Polityką Miejską 2023 oraz z innymi dokumentami określającymi zasady tworzenia programów rewitalizacyjnych.

2.3.3.    Minimalny zakres Programu Rewitalizacji powinien zawierać co najmniej:

a)    opis powiązań z dokumentami strategicznymi i planistycznymi gminy,

b)    diagnozę czynników i zjawisk kryzysowych oraz skalę i charakter potrzeb rewitalizacyjnych (na postawie danych wynikających z raportu kończącego Etap II),

c)    opisanie wizji wyprowadzenia obszaru/obszarów rewitalizacji ze stanu kryzysowego (planowany efekt rewitalizacji),

d)    określenie celów rewitalizacji oraz odpowiadających zidentyfikowanym potrzebom rewitalizacyjnym kierunków działań mających na celu eliminację lub ograniczenie negatywnych zjawisk,

e)    sporządzenie wykazu najważniejszych przedsięwzięć i głównych projektów rewitalizacyjnych wraz z ich opisami zawierającymi, w odniesieniu do każdego projektu / przedsięwzięcia rewitalizacyjnego, co najmniej: nazwę i wskazanie podmiotów go realizujących, zakres realizowanych zadań, lokalizację (miejsce realizacji danego projektu) szacowaną wartość, prognozowane rezultaty wraz ze sposobem ich oceny i zmierzenia w odniesieniu do celów rewitalizacji,

f)     charakterystykę pozostałych rodzajów przedsięwzięć rewitalizacyjnych realizujących kierunki działań, mających na celu eliminację lub ograniczenie negatywnych zjawisk powodujących sytuację kryzysową,

g)    charakterystykę projektów zintegrowanych realizujących kierunki działań, mających na celu eliminację lub ograniczenie negatywnych zjawisk.

h)    mechanizmy zapewnienia komplementarności między poszczególnymi projektami rewitalizacyjnymi oraz pomiędzy działaniami różnych podmiotów i funduszy na obszarze objętym programem rewitalizacji,

i)      indykatywne ramy finansowe w odniesieniu do przedsięwzięć, o których mowa wyżej, z indykatywnymi wielkościami środków finansowych z różnych źródeł (także spoza funduszy polityki spójności na lata 2014-2020 - publiczne i prywatne środki krajowe w celu realizacji zasady dodatkowości środków UE),

j)      określenie mechanizmów włączenia mieszkańców, przedsiębiorców i innych podmiotów i grup aktywnych na terenie gminy w proces rewitalizacji,

k)    informację dotyczącą przeprowadzonej oceny oddziaływania na środowisko,

l)      określenie systemu realizacji (wdrażania) programu rewitalizacji,

m)  określenie systemu monitoringu, mierzalnych wskaźników, oceny skuteczności działań i systemu wprowadzania modyfikacji w reakcji na zmiany w otoczeniu programu.

2.3.4.    Na etapie opracowania Programu Rewitalizacji Wykonawca zobowiązany jest zaangażować społeczność lokalną w celu określenia wizji, celów rewitalizacji oraz umożliwienia zgłaszania pomysłów i projektów rewitalizacyjnych. Minimum, jakiego oczekuje w tym zakresie Zamawiający jest zorganizowanie i przeprowadzenie jednodniowego  warsztatu strategicznego z mieszkańcami, interesariuszami (min. 20 osób) w tym:

a)    zaproszenia, moderowanie spotkania, protokołowanie,

b)    miejsce spotkania zostanie wskazane przez Zamawiającego, koszty wynajmu Sali oraz organizacja cateringu (w ilości 1 dzień x 20 osób) – po stronie zamawiającego

c)    proces partycypacji społecznej na etapie opracowywania dokumentu należy zakończyć raportem zatwierdzonym przez zamawiającego.

2.3.5.    Wykonawca zobowiązany jest, (jako element warunkowy, uzależniony od uzgodnienia ze stosownymi organami), do przeprowadzenia strategicznej oceny oddziaływania na środowisko, zgodnie z ustawą z dn. 3 października 2008 (Dz. U. z 2016, poz. 353
z późn. zm.) o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko, w tym do:

a)    przygotowania wniosku o wydanie opinii do właściwych organów w sprawie konieczności / lub jej braku, sporządzenia strategicznej oceny oddziaływania na środowisko,

b)    sporządzenia prognozy oddziaływania na środowisko zgodnie z wytycznymi określonymi w Ustawie,

c)    uzyskania pozytywnej opinii środowiskowej,

d)    przeprowadzenia konsultacji społecznych w ramach procedury SOOŚ,

e)    uwzględnienia w programie uwag przekazanych przez właściwe organy dla wykonania SOOŚ,

f)     sporządzenia podsumowania z przeprowadzenia SOOŚ i zamieszczenie skrótowej wersji w Programie Rewitalizacji,

2.3.6.    Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, Program Rewitalizacji będzie podlegał ocenie Instytucji Zarządzającej WRPO, w związku z czym Wykonawca zobowiązany będzie do przedłożenia projektu Programu do oceny eksportom wskazanym przez Instytucję Zarządzającą WRPO i dostosowanie go do ewentualnych uwag ww. Instytucji.

2.3.7.    Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania ostatecznej wersji Programu Rewitalizacji i zaprezentowaniu jej na sesji Rady Miejskiej Dobrej oraz na poprzedzających ją Komisjach Rady Miejskiej. 

2.3.8.    Dokumentacja stanowiąca przedmiot umowy, będzie sporządzona przez Wykonawcę i przekazana w 3 egzemplarzach w formie papierowej oraz cyfrowej edytowalnej.

3.    Pozostałe działania towarzyszące, do których zobowiązany jest Wykonawca: 

3.1.        Zbieranie i przetwarzanie wszelkich danych potrzebnych do realizacji przedmiotu zamówienia (koszty uzyskania tych danych leżą po stronie Wykonawcy).

3.2.        Opracowanie wszystkich niezbędnych dokumentów tj. formularze ankiet, listy obecności, protokoły ze spotkań, raporty itp.

3.3.        Prowadzenie promocji projektu zgodnie z Podręcznikiem Wnioskodawcy i Beneficjenta Programów Polityki Spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji dostępnym na stronie www.wrpo.wielkopolskie.pl, w tym oznakowanie wszystkich wytworzonych materiałów dla potrzeb szkolenia logotypami i informacjami, wykonanie banneru, plakatów i innych narzędzi wymaganych przez Instytucję Zarządzającą WRPO.

3.4.        Sporządzanie i przedkładanie Zamawiającemu w cyklach miesięcznych, sprawozdań (raporty w formie elektronicznej), w celu umożliwienia monitorowania postępu prac.

3.5.        W okresie 36 miesięcy od daty odbioru końcowego przedmiotu zamówienia,                   w przypadku konieczności uaktualnienia dokumentacji w zakresie rozszerzenia listy planowanych przedsięwzięć rewitalizacyjnych oraz pozostałych rodzajów przedsięwzięć  rewitalizacyjnych realizujących kierunki działań określonych w Programie Rewitalizacji, w terminie 30 dni roboczych od daty poinformowania przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie dostosować ją do naszych wytycznych. W tym okresie Wykonawca zobowiązany będzie w razie zaistnienia takiej potrzeby do dwukrotnego nieodpłatnego uaktualnienia dokumentacji.

III.        Termin realizacji zamówienia:

Etap I - 22 grudnia 2016r. – graniczna data, do której wykonawca jest zobowiązany przeszkolić pracowników Zamawiającego w zakresie prawidłowo prowadzonego procesu rewitalizacji;

Etap III - 30 czerwca 2017r. – graniczna data, do której wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu Program Rewitalizacji przyjęty uchwałą Rady Miejskiej
w Dobrej.

Zamawiający przewiduje możliwość wydłużenia terminu wykonania przedmiotowego zadania w przypadku przedłużającej się procedury strategicznej oceny oddziaływania na środowisko niezawinionej przez Wykonawcę oraz w przypadku konieczności dostosowania Programu Rewitalizacji do uwag Instytucji Zarządzającej WRPO w celu uzyskania jej pozytywnej opinii.  Pozostałe warunki zmiany terminu realizacji zamówienia reguluje wzorcowa umowa stanowiąca załącznik do zapytania ofertowego.

IV.       Forma, miejsce i termin złożenia oraz oceny oferty:

1.    Ofertę wraz z załącznikami należy sporządzić zgodnie z treścią formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz pozostałych załączników do oferty.

2.    Do formularza ofertowego, pod rygorem odrzucenia oferty, należy załączyć:

a)    Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności zawodowych, o którym mowa w pkt VII.1.zapytania ofertowego (Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego);

b)    Dowody potwierdzające należyte wykonanie usług wykazanych w wykazie, o którym mowa w pkt IV.2.a), w szczególności referencje, protokoły odbioru bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane;

3.    Ofertę należy złożyć:

-        w formie pisemnej osobiście lub za pośrednictwem posłańca, Poczty Polskiej lub przesyłką kurierską na adres siedziby zamawiającego: Urząd Miejski w Dobrej, 62-730 Dobra, Plac Wojska Polskiego 10,

lub

-        w formie elektronicznej w postaci czytelnych cyfrowych skanów wypełnionej i podpisanej pisemnej wersji oferty wraz z załącznikami, na adres poczty elektronicznej zamawiającego: promocja@dobra24.pl

w nieprzekraczalnym terminie do 6 grudnia 2016r.

4.    W przypadku złożenia oferty w formie pisemnej, liczy się data wpływu oferty do siedziby zamawiającego, a nie data nadania przesyłki. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe na opracowanie gminnego programu rewitalizacji w Gminie Dobra – nie otwierać przed 6 grudnia 2016r.”.

5.    Oferty, które wpłyną do zamawiającego po upływie wskazanego w pkt. 3 terminu nie będą rozpatrywane i oceniane.

6.    Ocena złożonych w terminie i nie podlegających odrzuceniu ofert zostanie dokonana do dnia
9 grudnia 2016 r. ,a wynik zapytania ofertowego  i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony do dnia 12 grudnia 2016 r. na stronie internetowej zamawiającego http://dobra.nowoczesnagmina.pl/ (zakładka gmina / przetargi/ zapytania ofertowe), na stronie www.dobra24.pl, a także przekazany bezpośrednio wykonawcom za pośrednictwem poczty elektronicznej.

7.    W toku czynności badania i oceny dopuszczonych ofert zamawiający może żądać od wykonawców udzielenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

V.        Wykluczenia z postępowania:

Wykluczeni z udziału w postępowaniu zostaną wykonawcy, którzy:

1)    Posiadają powiązania osobowe lub/i kapitałowe z zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami przeprowadzającymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w zakresie określonym w oświadczeniu;

2)    Nie wykażą się posiadaniem zdolności zawodowych określonych w pkt VII 1. zapytania ofertowego

VI.       Warunki płatności:

Termin płatności ustala się na 14 dni licząc od dnia dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury/rachunku. Podstawą do wystawienia faktury/rachunku będzie podpisany przez obie strony protokół zdawczo – odbiorczy.

VII.      Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności zawodowych:

1. Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał usługi eksperckie polegające na opracowaniu, co najmniej 1 programu rewitalizacji dla jednostek samorządu terytorialnego lub obszarów funkcjonalnych, w ramach których wdrażano partycypacyjne metody włączania społeczności lokalnych do prac nad budowaniem programów, a także w ramach których Wykonawca prowadził np.:

·         prace analityczne - opracowania diagnoz,

·         prace warsztatowe,

·         konsultacje społeczne,

·         badania społeczne.

VIII.     Kryteria oceny ofert:

1.    Kryterium 1: Cena oferty – waga 60 %

Maksymalna liczba punktów do uzyskania – 60 pkt

Zamawiający przyzna maksymalną ilość punktów ofercie, która zaoferuje najniższą wartość w zakresie powyższego kryterium.

Wartość kryterium dla pozostałych ofert będzie obliczana według następującego algorytmu:

Cena minimalna / cena oferty badanej x 60 = liczba uzyskanych punktów.

Cena minimalna – oferta z najniższą ceną spośród wszystkich ocenianych ofert.

UWAGA: W przypadku gdy cena całkowita danej oferty będzie niższa co najmniej o 35 % od wartości zamówienia powiększonej o VAT ustalonej przez Zamawiającego przed wszczęciem postępowania lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia takiej oferty bez wzywania do udzielenia wyjaśnień.

2.    Kryterium 2: Metodologia uspołecznienia procesu przygotowania Programu Rewitalizacji – waga 40 %

Maksymalna liczba punktów do uzyskania – 40 pkt.

Przedmiotem oceny metodologii uspołecznienia procesu pracy nad dokumentem nie będą te elementy, których Zamawiający obligatoryjnie wymaga w II i III Etapie realizacji przedmiotu zamówienia. Ocenione będą dodatkowe, efektywne formy włączania mieszkańców w proces rewitalizacji miasta, przy czym najwyżej ocenione zostaną innowacyjne metody partycypacji społecznej oraz zaproponowane metody i narzędzia promocji służące do zachęcenia do uczestniczenia w procesie sporządzania dokumentu. Punktacja przyznawana będzie w odniesieniu do informacji przedstawianych przez wszystkich wykonawców, w zależności od liczby wskazanych form, metod i liczebności grup interesariuszy.  

3.    Zamawiający dokona oceny ofert wykonawców, którzy nie podlegają wykluczeniu, z wykorzystaniem skali ocen od „0” do „40” pkt.

Punkty będą przyznawane według poniższej skali, jako ocena wartościująca, odzwierciedlająca stopień spełnienia preferencji (oczekiwań) zamawiającego wyrażonych w treści przyjętego kryterium oceny ofert.

Ocenę „40” punktów może otrzymać wyłącznie jedna oferta lub żadna z ofert, a ocenę „30”, „20”, „5” lub „0” punktów więcej ofert.

Skala ocen przedstawia się następująco:

„40”           - propozycja w najwyższym stopniu spełnia oczekiwania zamawiającego wyrażone w ocenianym kryterium i w tym zakresie jest zdecydowanie i jednoznacznie najlepsza wśród wszystkich ocenianych ofert (można nie przyznać oceny „40” punktów żadnej z ofert);

„30”           - propozycja w znaczącym stopniu spełnia oczekiwania zamawiającego wyrażone w ocenianym kryterium;

„20”           - propozycja w przeciętnym stopniu spełnia oczekiwania zamawiającego wyrażone w ocenianym kryterium;

„5” - propozycja w miernym stopniu spełnia oczekiwania zamawiającego wyrażone w ocenianym kryterium;

„0”          - Wykonawca nie przedstawił metodologii procesu uspołeczniania

.

Ocena opracowanego przez Wykonawcę dokumentu zawierającego opis przyjętej metodologii uspołecznienia procesu przygotowania Programu Rewitalizacji, zostanie dokonana przez Zespół zarządzający projektem pn.  „Opracowanie gminnego programu rewitalizacji w Gminie Dobra”  powołany zarządzeniem Burmistrza Dobrej.

IX.       Osoby upoważnione do kontaktu z wykonawcą

Osobami upoważnionymi do kontaktu z wykonawcą ze strony zamawiającego są:

Katarzyna Antosik –w sprawach merytorycznych dotyczących przedmiotu zamówienia

tel. 63 279 99 29

email: promocja@dobra24.pl

Stanisław Stasiak – w sprawach z zakresu procedury zapytania ofertowego

tel. 63 279 99 40

email: sekretarz@dobra24.pl

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy technicznej, obowiązującymi przepisami oraz obowiązującymi normami i normatywami, z uwzględnieniem potrzeb i specyfiki przedmiotowego zamówienia.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych.
3. Cena oferty jest ceną ryczałtową (nie ulega zmianie w trakcie realizacji umowy), musi zawierać wszystkie narzuty i podatki oraz zostać podana w formularzu ofertowym w kwocie brutto cyfrowo i słownie. W związku z tym, że cena ofertowa powinna uwzględniać wszystkie koszty jakie będzie zobowiązany ponieść Wykonawca w celu rzetelnego wykonania przedmiotu zamówienia, ewentualne skutki błędów w wyliczeniu ceny wykonania zamówienia, wynikające z nieuwzględnienia okoliczności cenotwórczych obciążać będą Wykonawcę.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, zamawiający przedłuży termin składania ofert.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnego unieważnienia postępowania bez podania przyczyny oraz do zmiany lub odwołania warunków postępowania, o czym poinformuje na stronie  http://dobra.nowoczesnagmina.pl/ (zakładka gmina / przetargi/ zapytania ofertowe).
6. Jeżeli oferta wraz z załącznikami zostanie złożona przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy, wówczas do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo Wykonawcy, stanowiące umocowanie dla jego pełnomocnika do działania w toku postępowania o udzielenie zamówienia w jego imieniu, określające zakres udzielonego pełnomocnictwa i podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.
7. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazywać mogą, poza wyjątkami przewidzianymi w treści niniejszego zapytania ofertowego, pocztą elektroniczną i pisemnie.

Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy
2. Załącznik nr 2 - Wykaz wykonanych usług
3. Załącznik nr 3 - Wzór umowy