Protokół

 

z kontroli przestrzeganie warunków ustawy o zamówieniach

publicznych (Prawo zamówień publicznych) przez Burmistrza Dobrej

i jednostki podporządkowane.

 

 

Kontrolę przeprowadzono na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym oraz Statutu Gminy, zgodnie z planem pracy Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Dobrej przyjętym Uchwałą Nr XVII/139/05 Rady Miejskiej w Dobrej w dniu 03.03.2005 r.

 

Kontrolę przeprowadził zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Dobrej w składzie:

radny Kazimierz Jasiński – przewodniczący zespołu kontrolnego

oraz członkowie:

radny Krzysztof Kucharski

radny Michał Błazełek

radny Henryk Gręzicki

radny Andrzej Śmieja.

 

Przedmiot kontroli:

 

Przestrzeganie warunków ustawy o zamówieniach publicznych (Prawo zamówień publicznych) przez Burmistrza Dobrej i jednostki podporządkowane. Kontrola zawieranych umów przez Burmistrza Dobrej i jednostki podporządkowane.

Data przeprowadzenia kontroli: 08.07.2005 r. i 18.07.2005 r.

 

Udzielający odpowiedzi:

1.                  p. Aleksandra Bręńska – inspektor ds. geodezji i gospodarki gruntami,

2.                  p. Stanisław Stasiak – inspektor ds. inwestycji, infrastruktury

i rozwoju gospodarczego.

 

Dane ogólne:

 

Stwierdzono, że podstawowymi trybami udzielania zamówienia publicznego jest przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony (art. 10, ust. 1), który jest rzadko w gminie stosowany, a tym samym nie jest przestrzegana ustawa – Prawo o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19, poz. 177 ze zmianami).

Kserokopia części ustawy stanowi załącznik nr 1 do protokołu.

 

W gminie i jednostkach organizacyjnych stosowany jest tryb „zapytanie o cenę”, który stosuje się do zakupu opału i usług oraz tryb zamówienia „z wolnej ręki” stosowany przy usługach drogowych, zakupie materiałów biurowych itp.

 

Komisja Rewizyjna do tematu kontroli uzyskała następujące dokumenty:

-                    Informacja Skarbnika Dobrej p. Beaty Kmieć w sprawie zapytania o cenę z dnia 08.09.2004 r. o cenę udzielenia i obsługi kredytu (załącznik nr 2)

-                    Informacja o przeprowadzanych przez Gminę Dobra przetargach nieograniczonych w latach 2004 – 2005 (załącznik nr 4),

-                    Informacja o wykonaniu pilnych prac drogowych w latach 2004 – 2005 (załącznik nr 6)

-                    Informacja Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej dot. zamówienia realizacji dostawy dokonanej w trybie „zapytania o cenę” (załącznik nr 7)

-                    Informacja o zamówieniach publicznych przeprowadzanych w latach 2004 – 2005 dotyczących placówek oświatowych na terenie Gminy Dobra (załącznik nr 8).

 

Nie omawiano informacji Skarbnika Dobrej w sprawie zapytania o cenę z dnia 08.09.2004 r. o cenę udzielenia i obsługi kredytu, ze względu na profesjonalne i wyczerpujące dane (załącznik nr 2).

 

Stwierdzono, że przetarg w Gminie Dobra ogłaszany jest po zabezpieczeniu w budżecie gminy środków finansowych na realizację zadania i sporządzeniu specyfikacji.

Komisja Rewizyjna uzyskała informacje, że do każdego przetargu Burmistrz Dobrej zarządzeniem powołuje nową komisję przetargową oraz regulaminy pracy poszczególnych komisji.

Omówiono przetargi związane z budową i przebudową dróg oraz budową kanalizacji w mieście Dobra.

 

Komisja Rewizyjna sprawdziła wyrywkowo dokumentację różnych zadań prowadzonych przez Gminę.

Od p. Aleksandry Bręńskiej uzyskano informacje o sposobie przeprowadzania przetargu nieograniczonego na wykonanie drogi na podstawie budowy drogi:

·                     w Potworowie o długości 550 m., na realizację której Gmina Dobra w roku 2004 wydatkowała kwotę 78 505 zł, w tym dotacja z Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych (FOGR) – 57 000 zł.

W omawianym przypadku procedura została rozpoczęta w roku 2003, kiedy to Burmistrz Dobrej Zarządzeniem nr 39/2003 z dnia 31 grudnia powołała komisję przetargową składającą się z 5 osób oraz wprowadziła regulamin pracy tej komisji (załącznik nr 3).

Po wydaniu Zarządzenia przetarg został ogłoszony w Biuletynie Informacji Publicznych UM (BIP) oraz na tablicy informacyjnej Urzędu, gdyż nie przekraczał 30 000 EURO.

W ogłoszeniu zostały zawarte informacje jakiego zadania przetarg dotyczy, kto jest zamawiającym (Burmistrz Dobrej); tytuł przetargu: Przebudowa drogi gminnej w miejscowości Potworów gm. Dobra; tryb zamówienia – przetarg nieograniczony poniżej 30 000 EURO; warunki, w których stwierdzono, iż w postępowaniu nie dopuszcza się składania ofert wariantowych i częściowych.

W ogłoszeniu znajdował się również termin realizacji zadania, miejsce i termin składania ofert, miejsce i termin otwarcie ofert, kryteria wyboru ofert i ich znaczenie, informacje o wpłacie wadium wraz z uwagami dotyczącymi informacji o uzyskaniu formularza zawierającego specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz sposobem uzyskania i wysokością opłaty za formularz.

Radni zostali poinformowani, że każdy oferent ma prawo do uzyskania informacji z dokumentacją przetargową oraz do zdobycia wszelkich informacji, które mogą być konieczne do prawidłowej wyceny robót. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający na życzenie oferenta umożliwia przeprowadzenie wizji lokalnej na obiekcie (zadaniu) będącym przedmiotem zamówienia (przetargu).

Stwierdzono, że oferenci muszą złożyć oferty w dwóch zamkniętych i opieczętowanych kopertach, zewnętrzną zaadresowaną na adres zamawiającego z napisem np. „Oferta na budowę drogi gminnej w Potworowie”, wewnętrzną – z pełnymi danymi oferenta (nazwa, adres, telefon, fax). Oferty otrzymane przez zamawiającego po wyznaczonym terminie zostają zwrócone bez otwierania. Otwarcie ofert jest jawne. Przy otwieraniu ofert mogą być obecni uprawnieni przedstawiciele oferentów. Podczas otwierania kopert z ofertami zamawiający ogłasza nazwy oferentów, adresy oraz ceny ofertowe.

Uzyskano dane, że w przypadku, gdy oferenta nie było przy otwieraniu ofert, na jego wniosek zamawiający przesyła mu informację, zawierającą nazwy i adresy oferentów, których oferty zostały otwarte oraz ceny tych ofert.

 

Stwierdzono, że na wykonanie 0,550 km drogi we wsi Potworów zgłoszone zostały 2 oferty przez firmy:

SKANSKA Oddział Poznań, ul. Bystra 7

Oferta kwoty za wykonanie zadania 88 710,49  zł

 

ROLBET Sp. z o.o., Warszaw 19, 62 – 860 Opatówek

Cena: 78 505,90  zł.

Wybrano najtańszą firmę ROLBET, gdyż jedynym kryterium do wygrania przetargu była cena wykonania zadania. Przy budowie drogi nadzór budowlany pełniła p. Bożena Woźnicka z Zarządu Dróg Powiatowych w Turku.

 

W gminie nie było zgłoszonych do tej pory protestów ani odwołań od przetargu.

Stwierdzono, że w części niejawnej komisja przetargowa zbadała i oceniła zgłoszone oferty. Sprawdzono czy złożono wymagane dokumenty przez zamawiającego; niezgodne z warunkami przetargu, specyfikacji i ustawą oferty są odrzucane. Na podstawie oceny ofert sporządzono protokół wyboru oferty, który został zatwierdzony przez Burmistrza Dobrej.

O wyniku przetargu informacje są ogłaszane w BIP-ie oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.

Oferent, którego oferta została wybrana jest pisemnie powiadamiany o wyborze jego oferty oraz o terminie podpisania umowy. Natomiast inni oferenci biorący udział w postępowaniu otrzymują pisemną informację o decyzji zamawiającego.

 

Komisja Rewizyjna została poinformowana o przetargach nieograniczonych ogłoszonych w roku 2004 na wykonanie dróg asfaltowych, na które to zadania Gmina Dobra otrzymała dotacje z Unii Europejskiej (SAPARD) – załącznik nr 4 do protokołu.

-                    droga Potworów – Czajków o długości 1 742 m, koszt zadania 336 839 zł,   w tym  SAPARD – 147 712 zł,

-                    droga Linne – Ostrówek o długości 1 900 m, koszt zadania 373 818 zł,  w tym  SAPARD – 163 928 zł.

 

Uzyskano informację, iż w 2005 r. nie planuje się budowy dróg asfaltowych, wykonana zostanie jedynie podbudowa żwirowa na drodze gminnej Szymany – Zagaj, na którą również zostanie ogłoszony przetarg nieograniczony.

           

Stwierdzono, że do przetargu na przebudowę drogi Linne – Ostrówek zgłoszono 3 oferty przez firmy:

SKANSKA Oddział Poznań ul. Bystra 7

Oferta ceny za wykonanie zadania 327 856, 86 zł

Konińskie Przedsiębiorstwo Drogowe – Konin, ul. Marantowska 13

Cena 361 036,00 zł

 

ROLBET Sp. z o.o., Warszaw 19, 62 – 860 Opatówek

Cena: 352 370,61 zł.

Wybrano najtańszą firmę – SKANSKA.

 

Na przetarg dot. budowy drogi Potworów – Czajków  również zgłosiły się 3 firmy:

ROLBET Sp. z o.o., Warszaw 19, 62 – 860 Opatówek

Cena: 309 963,37 zł.

SKANSKA Oddział Poznań, ul. Bystra 7

Oferta za wykonanie zadania to kwota 295 425,02 zł

Konińskie Przedsiębiorstwo Drogowe – Konin, ul. Marantowska 13

Cena 330 067,82 zł

Także wybrano najtańszą firmę – SKANSKA.

 

Uzyskano informację o ogłoszonych w latach 2004 – 2005 dwóch przetargach na budowę kanalizacji w mieście Dobra (załącznik nr 4).

Informację o przetargach omówił p. Stanisław Stasiak inspektor Urzędu Miejskiego w Dobrej który poinformował, że:

Przetarg nieograniczony na wykonanie kanalizacji sanitarnej etap III w Dobrej został ogłoszony dnia 12 lipca 2004 r. i zgłosiło się 5 oferentów:

I.                   KANWÓD W. Tarczyński z Konina, który zaoferował cenę wykonania zadania w wysokości 221 122,50 zł

II.                 p. Kapusta z Cisewa

cena – 189 650, 00 zł

III.              Przedsiębiorstwo Inżynieryjno – Budowlane sp. z o.o. z Turku

Cena – 239 401,74 zł

IV.               Zakład Usługowo – Budowlany T. Wawrzyniak z Tuliszkowa

Cena – 127 889,57 zł

V.                 Zakład Usługowo – Wodno – Kanalizacyjny z Kościelca

Cena – 164 952,33 zł

 

Komisja przetargowa zaproponowała p. Burmistrz wybór IV oferty, gdyż była najniższa.

Na wykonanie kanalizacji sanitarnej, deszczowej i wodno-ściekowej etap IV cz. I w Dobrej przetarg nieograniczony został ogłoszony w kwietniu 2005 r. (załącznik nr 5)

Radni otrzymali informację, że w tym przetargu również najniższą cenę przedstawiła firma p. Wawrzyniaka.

 

Stwierdzono, że na wykonanie zadań gmina żąda 3 letnie gwarancje, dodatkowo za jakość wykonanego zadania odpowiada inspektor nadzoru, który również podpisuje protokół odbioru budowy drogi.

Uzyskano informacje, że kosztorysy inwestorskie są jedynie w niewielkim stopniu podwyższane, ale ze względu na niewiele prac budowlanych powstają duże różnice między poszczególnymi ofertami i ceną za wykonanie poszczególnych zadań.

Kosztorysy inwestorskie na budowę dróg są wykonywane przez uprawnionych drogowców, według obowiązujących norm (KNR).

 

Zakwestionowano sposób zakupu żwiru oraz zakupu usługi dot. profilowania dróg (zamówienie z wolnej ręki), które zostały przedstawione w załączniku nr 6 do protokołu.

Podważony został tryb zamówienia publicznego zastosowany przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Dobrej dot. zamówienia realizacji dostawy dokonanej w trybie „zapytania o cenę”. Informacja stanowi załącznik 7 do protokołu.

Zaproponowano, aby na przedstawione w załącznikach nr 6 i 7 usługi i zakupy materiałów zastosowano przeprowadzenie przetargów, ze względu na ponoszone koszty.

 

Zapoznano się z informacją o zamówieniach publicznych przeprowadzanych w latach 2004 – 2005 dot. placówek oświatowych na terenie Gminy Dobra (załącznik 8).

Zauważono, że informacja dotyczy zamówień publicznych w trybie „zapytanie o cenę” przeprowadzonych na dowóz dzieci do Zespołu Szkolno – Przedszkolnego w Piekarach i Zespół Szkół Publicznych w Dobrej, który wygrał p. Grzegorz Sucharek. Natomiast brak informacji o dowozie uczniów do Zespołu Szkół Publicznych w Dobrej przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, na które wydatkowano kwotę 124 413,80 zł.

Z uzyskanych informacji stwierdzono, że przy zakupie oleju opałowego oraz wymiany stolarki okiennej dla Zespołu Szkół Publicznych w Dobrej również zastosowano tryb „zapytania o cenę”, choć mógł zostać ogłoszony przetarg.

Stwierdzono, że informacja jest lakoniczna, gdyż nie uzyskano danych o zakupie innych niezbędnych dla oświaty materiałów oraz wykonywaniu usług w placówkach oświatowych.

 

Zaproponowano, aby Komisja Rewizyjna została poinformowana:

1)                  jak są sprawdzane roboty i faktury w gminie?

2)                  w jaki sposób w jednostkach oświatowych:

-                dokonuje się zakupów materiałów?

-                na jakiej podstawie (przetarg, zapytanie o cenę, inne) wykonywane są remonty i pokrywane ich koszty?

-                z czego wynika i jak przeprowadzane jest badanie jakości oleju opałowego dla szkoły w Dobrej?

 

 

Wnioski:

 

Biorąc pod uwagę efektywność, cel i oszczędności w zakresie wydatkowania publicznych środków finansowych Komisja Rewizyjna zaproponowała:

 

-                    stosowanie w szerszym zakresie przetargu nieograniczonego jako procedurę przetargową, bez względu na koszty realizowanych zadań,

-                    ograniczenie do niezbędnego minimum formy „zapytanie o cenę” jako formę zamówienia,

-                    przy zakupach i dostawach mniejszych przeprowadzenie wspólnego postępowania o zamówienie publiczne dla wszystkich lub kilku jednostek gminy (art. 16 ust. 1).

 

 

 

                Na tym protokół zakończono i podpisano.

 

Urząd Miejski w Dobrej			Komisja Rewizyjna
Bogdan Kmieć Z-ca Burmistrza  Dobrej			Kazimierz Jasiński Przewodniczący
			Krzysztof Kucharski Z-ca przewodniczącego
			Michał Błazełek Członek
			Henryk Gręzicki Członek
			Andrzej Śmieja Członek